我在共享办公空间周围花了足够的时间，看到社区经理，即旨在让这些空间栩栩如生的人，经常被与他们注册的内容无关的任务压得喘不过气来。
他们没有专注于了解会员、促进联系、改进流程和帮助业务发展，而是被困在处理其他所有事情上。
处理发票、排除 Wi-Fi 故障、处理房间预订冲突......
在此过程中，一些运营商忘记了社区经理的价值所在。或者他们可能没有，但他们就是无法逃避团队面临的日常运营挑战。
无论出于何种原因，联合办公企业如果想成功，就需要停止将这个角色视为运营问题的包罗万象。我在这里分享的内容来自我在联合办公空间的个人经历和我目前在 Archie 的角色。
社区管理员的真正职责
我不是官方的联合办公词典。联合办公社区经理的定义可能因企业需求而异，但就其核心而言，某些关键职责定义了他们的使命：
建立关系
他们是会员的第一个接触点，让他们感到受欢迎、被倾听，并成为更大事业的一部分。他们帮助新成员融入、促进联系并创造一种归属感，让人们成为回头客。实现这一目标的先决条件是真正了解社区，这可以像走到成员面前并开始对话一样简单。
运行事件
无论是社交聚会、午餐学习会还是社区早餐，这些举措都让联合办公空间感觉不仅仅是一个办公室。他们还创造了了解会员并帮助他们相互联系的机会。
创造一个帮助成员蓬勃发展的环境
一位出色的社区经理了解自由职业者、初创公司和不断壮大的团队的需求。他们进行介绍，鼓励合作，并确保空间支持生产力。其中一部分还涉及管理运营，从维护物理空间到完善内部流程。
充当业务的增长引擎
社区管理者不仅仅是社会协调员。他们应该了解是什么驱使会员离开，是什么让他们保持参与，如何鼓励追加销售，以及如何改善潜在会员的体验。他们并不负责增长的所有方面，但他们在留存人才方面发挥着重要作用。
在最好的情况下，社区经理的角色融合了款待、网络和业务发展。但很多时候，他们没有时间专注于其中的任何一个，而是将 90% 的时间花在日常运营上。
Reddit 上的一位社区经理声称，他们 90% 的时间都花在 “无稽之谈” 上。
“我一天中 90% 的时间都在处理废话。人们破坏浴室，将家具搬回原处，从洗碗机中取出铅笔，成员戏剧......超级奇怪的东西。实际作（清洁、旅游、收租）只是我一天中很小的一部分。
这可能是一个极端的情况，并不能反映整个行业，但可以肯定的是，许多运营商至少在一定程度上与该声明有关。
为什么会这样？
我没有所有的答案，我自己也不是社区经理，但我相信这背后有两个主要原因：一个与招聘有关，另一个与流程自动化和技术有关。
让我们从招聘部分开始。
招聘期望与现实之间是否存在不匹配？（是的，有）。
当联合办公运营商招聘此职位时，他们会寻找外向、有创造力和精通商业的人。他们可能会寻找强大的沟通和人际交往能力、具有创业精神和动力的人、曾在社区、活动管理和其他角色中工作过的专业人士。他们想要一个能够建立一个繁荣的社区并推动增长的人，而不是一个办公室管理员。
然而，一旦工作开始，现实往往是这样的：
- 他们没有花时间入职和了解新成员，而是在处理打印机故障。
- 他们没有促进协作和交流机会，而是在会议室中处理丢失的设备。
- 他们不是举办将成员聚集在一起的活动，而是回复有关丢失钥匙卡的电子邮件。
这种脱节令人沮丧，不仅对社区管理者，而且对任何人，包括居民。这个人被雇用时心中只有一个目标，但他们的日常需求迫使这些员工成为运营难题的问题解决者。
新员工可能不愿意推迟任务。他们可能不愿意要求更多的预算或灵活性，最终觉得他们只需要处理所有事情。因此，有才华的人被困在他们的办公桌前，复制粘贴和处理应该自动化的任务。
结果呢？一种感觉更像是交易而不是真正社区的联合办公体验。
值得注意的是，许多联合办公企业确实使他们的社区经理能够茁壮成长，每天为他们的成员创造出色的体验。我在这里强调的是一个共同的挑战，而不是所有联合办公环境的普遍真理。
那么，是什么让最好的空间与众不同呢？他们根据更符合高端酒店业的 KPI 来衡量他们的社区团队，而不是每周提供的旅行次数或发布的社交媒体帖子量等指标。
那么是什么阻碍了他们呢？
为什么这么多社区经理被从他们受雇的工作中抽离出来？
- 过时的进程
许多空间仍然依赖手动系统来完成可以自动化的事情。猜猜你无法自动化的一件事？人际关系。与签到、门禁共享、自动访客 WiFi、发票提醒、活动后调查不同，这些都是可以通过正确的流程和技术进行自动驾驶的事情。
- 人手不足
显然，这一点对于每个空间的条件来说都是非常具体的，但很少有人照顾的情况并不少见......嗯，几乎所有东西。没有人能在兼顾五个不同角色的同时成功建立一个强大的社区。这也带来了你应该如何在社区团队中构建和分配职责，但这是一个完全不同的话题，我们将在下次讨论。
- 优先级错位
运营商有时会将社区经理视为解决该领域出现的所有问题的解决方案。他们不再是社区的代言人，而是成为 从技术问题到交付丢失等所有事情的默认问题解决者。
问题不在于这些任务无关紧要。而是他们不应该出现在主要职责是培养关系和推动业务增长的人的盘子里。
让我们谈谈技术和自动化
我不会告诉你，选择合适的联合办公软件将解决所有这些问题。是的，一个好的解决方案会让你的团队生活更轻松（这是我一直从 Archie 客户那里听到的），但归根结底，这一切都是关于愿意投入时间和资源来改善社区经理所做的事情的影响，无论你的空间使用什么技术。
一些例子？
让我们看一些非常简单的事情：钥匙卡。
作为社区管理员，您需要：
- 为新成员发放 1 个。
- 在它们停用时重新激活它们。
- 在会员资格结束时收集它们。
- 当他们丢失时请更换它们。
- 如果您有多个地点或根据会员计划不同的营业时间，请手动更改权限。
- 您甚至可能不得不担心凭证共享。
最重要的是，您需要为可能无法访问的访客或日票用户提供便利。
因此，一个简单的项目可能会导致这里和那里的大量工作，这些工作加起来。
您可以通过技术（通过您的联合办公应用程序自动发放移动通行证）摆脱所有这些，并确保您的团队每月花费零分钟担心钥匙卡。
这同样适用于发票、打印机访问、会议室管理和许多其他事情。
当然，如果其中一个浴室的水槽停止工作，技术不会解决这个问题。您需要拿起电话，打电话给某人，并让您的会员知道它出现故障。但重点不是消除所有运营任务，而是消除足够的作任务，以腾出时间可以分配给影响更大的计划。总会有不同的事情需要处理，它们只是不应该成为工作的主要部分。
让社区管理者专注于...社区？
当他们真正专注于社区建设时，对联合办公空间的影响可能会很大。
- 更高的会员留存率
人们不会仅仅为了 Wi-Fi 和好咖啡而呆在联合办公空间（这是假设咖啡真的很好！他们留下来是因为他们觉得自己有联系，因为他们了解周围的人，还因为这个空间为他们的工作生活增添了价值。强大的社区可以提高留存率，减少客户流失并增加长期收入。
- 口碑营销
拥有参与社区的联合办公空间可能不需要在营销上花费太多，或者更确切地说，他们可以更轻松地利用现有网络来吸引志同道合的个人和公司。当会员觉得他们是特别事物的一部分时，他们会谈论它。当公司发现他们的员工热爱环境时，他们会向其他创始人提及这一点。他们带来了朋友、同事和商业伙伴，创造了源源不断的推荐。
- 更多追加销售机会
一个运行良好的社区自然会带来业务增长。感到参与的会员更有可能升级到专用办公桌、租用会议室或参加有组织的活动，这也可以作为收入来源。这对初创公司来说更为重要，它们通常会超出原来的办公区域，并且会很乐意在相同的联合办公空间中升级到更大的办公区域，而不是搬到其他地方。
- 与当地社区建立更多联系
归根结底，联合办公空间不仅仅是房地产。它们与人有关，并且延伸到建筑物的墙壁之外。将网络扩展到包括当地企业、投资者、公司、协会和社区主导的聚会可以产生巨大的影响。它有助于创建更好的活动，覆盖更多人，并最终构建超越您管理的物理空间的东西。
我们准备好了吗？
当员工茁壮成长时，联合办公空间就会蓬勃发展。你需要非常有意识地实现这一点，因为不幸的是，它不会神奇地自行发生。这一切都始于让社区经理成为社区经理，而不是办公室管理员、IT 支持或财务协调员。其中一些功能可以（也许应该）被吸收，但它们绝对不应该完全取代这个角色。
如果我们希望联合办公空间不仅仅是灵活的办公室，我们需要开始将运营它们的人视为宝贵的资产。
我们准备好做出这种转变了吗？
