根据与 Wisembly 合作进行的一项 IFOP 研究,三分之一的高管承认在会议上睡着了!与此同时,巴可和 Circle Research 2019 年的研究称,他们一年开会 27 天。因此,如果高管们一年中参加会议的时间多于休假的时间,他们不妨“充分利用它”!
以下是如何为您的会议编写有效的议程(并让每个人都保持清醒)。
什么是会议议程?
会议议程是会议期间要讨论的主题列表。无论会议类型如何,本文档都很有用:团队会议、头脑风暴或培训。
它列出了:
- 会议参与者 ;
- 会议持续时间;
- 要讨论的话题或要完成的工作;
- 会议的目标。
议程必须在会议开始前至少 2 天发送给所有参与者。例如,您可以在星期一将议程发送给您的同事,以便在星期三或星期四召开会议。这让他们有足够的时间来准备并在必要时向您询问更多信息。对于员工来说,没有什么比措手不及更糟糕的了。
成功会议议程的秘诀
制定有效的议程需要时间和仔细的规划。
不要等到最后一刻!
1. 定义会议的目标和名称
实现目标
会议有 3 个可能的目标:
- 与团队共享信息;
- 收集想法和意见;
- 辩论以做出决定。
每个人心中都必须明确目标。如果所有参与者都不知道他们,那么会议在他们眼中将没有什么意义......就在那时,可怕的打鼾开始了!
会议标题
会议的标题应解释会议的 “原因”。例如,它可以是 “定义编辑章程,以标准化公司的通信政策”。有了这个标题,员工就知道他们要做什么(做出选择)和为什么(定义一个应用于他们所有通信的指导方针)。
2. 设置会议持续时间
即使有有效的议程,如果没有设定节奏,会议也很容易变成惨败。这就是会议组织者的用武之地,并发挥着关键作用。他或她必须估计解决每个问题所需的时间,以保持会议正常进行。
例如,如果会议安排为 50 分钟,议程上有 5 点,则分配给每个点的时间不应超过 10 分钟。除非某些点比其他点需要更多的时间。但你明白了!
为每个点分配特定的时间将使您能够精确地安排会议时间并保持讨论的进行。
3. 列出要解决的要点和分配的时间
在戏剧中,经典戏剧由 3 或 5 幕组成,分为多个场景。
要为有效的会议制定议程,您需要做您在剧院里做的事情:定义要讨论的主题、要做出的预期决定以及分配给每个主题的时间。
具体示例
例如,您可以
- 审查现有内容审核 - 15 分钟;
- 竞争编辑策略的基准 - 15 分钟;
- 定义编辑章程目标 - 15 分钟。
在这里,您有 3 个要点要解决,每个点有一个时间段,总会议时间为 45 分钟,这是合理的。是的:根据 Wisembly 和 IFOP 的研究,每个人都会在 52 分钟后戒烟。起草编辑章程是一个漫长的过程。最好将其分解为几次会议。
我们的建议:在会议开始时就解决最重要的问题。与会议结束时相比,参与者将更加专注。
4. 分配发言时间
如果会议期间要有多个人发言,则应提前确定他们的发言时间。这将避免 “manterrupting” (一个词,用于定义一个男人因为女人的性别而切断她关系的事实)。根据 Opinionway 的一项调查,60% 的女性感到被排除在战略决策过程之外。因此,如果您希望会议顺利且尊重地进行,您就知道您必须做什么!
5. 对你的结论进行最后的润色
要以高调结束会议,您可以:
- 简要总结会议如何推动事情向前发展;
- 请说明同一主题的下一次会议的日期和名称;
- 提醒每个人要单独采取的行动,著名的 “kifékoi”。
理想情况下,一个人应该在一组会议记录中写下这 3 个要素,并将它们发送给缺席的人。这样,他们就会知道自己错过了什么以及如何最好地为下一次会议做准备。
信息会议的议程样本
02/02 会议议程 日期:20XX 年 2 月 2 会议标题:“团队组成 - 法国/德国比赛(友谊赛)”。 参与者:
会议目标 + 允许的时间:
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如果需要,可以为每个主题添加更详细的描述。
起草会议议程:简要
无论是虚拟会议还是面对面会议,会议都不必无聊。议程在那里赋予它们节奏和意义!
因此,我们建议您今天就掌握此工具,以使您的下一次会议取得真正的成功。
以下是为会议创建成功的会议议程所需遵循的步骤摘要:
- 定义会议的目标和名称;
- 设置会议持续时间;
- 列出会议期间要解决的要点和分配的时间;
- 分配发言时间;
- 微调结论以高音结束。